A legalapvetőbb konferenciarendszer egy mikrofonból, erősítőből, hangszórókból és asztali megjelenítő eszközökből (például asztali intelligens terminálokból és LCD monitorokból) áll. Ezeknek az eszközöknek a kombinációja egy konferenciarendszert alkot, amely hangátvitelre, információk megjelenítésére és hang erősítésére szolgál, lehetővé téve a felhasználók számára, hogy lássanak, halljanak és beszéljenek.
A technológiai fejlődéssel és a funkcionális igények növekedésével, különösen a számítógépek és hálózatok széles körű elterjedésével a konferenciarendszerek köre bővült. Most már magában foglalja a szavazást/választást/tanácskozást, a videokonferenciát, a távoli videokonferenciát, a telefonkonferenciát, a szinkrontolmácsolást és az asztali kijelzőket. Ezek a modern konferenciarendszer alapelemei, és egy sor kapcsolódó berendezés jelent meg, mint például a központi vezérlés, a hőmérséklet-szabályozás, a világításszabályozás, a hangvezérlés és a teljesítményszabályozás. A modern technológiai fejlődés vezérelve a konferenciarendszert ma már az értekezletekhez kapcsolódó hardver és szoftver teljes készleteként határozzák meg.
